Obowiązki z tytułu zarządzania nieruchomością

  1. Reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej w sprawach związanych z zarządzaniem nieruchomością (na zewnątrz oraz w stosunkach pomiędzy właścicielami lokali i wspólnotą mieszkaniową), a mieszczących się w zakresie udzielonych pełnomocnictw dotyczących uprawnień i obowiązków powierzonych zarządcy umową
  2. Prowadzenie dokumentacji Wspólnoty Mieszkaniowej:
    • przejęcie obowiązków zarządcy nieruchomości, dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego), eksploatacyjnej i finansowej od dotychczasowego zarządcy na podstawie protokółu zdawczo-odbiorczego;
    • prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników w rozbiciu na:
    • weryfikowanie stanu prawnego i faktycznego lokali oraz części nieruchomości wspólnej
    • przechowywanie, zabezpieczanie i archiwizowanie dokumentów Wspólnoty Mieszkaniowej oraz dokumentacji dotyczącej nieruchomości zgodnie z ustawą z dnia  29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694), a także podejmowanie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku, a także innej określonej przepisami prawa,
    • prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego

    3. - numer lokalu i jego powierzchnię użytkową,

    - opis pomieszczeń przynależnych do lokalu,

    - imię i nazwisko (firma przedsiębiorcy) właściciela lokalu oraz telefony (fax.) kontaktowe i adres e-mail,

    - dokument potwierdzający własność lokalu (akt notarialny lub wypis z księgi wieczystej) do wglądu oraz oświadczenie właściciela,

    - adres korespondencyjny właściciela lokalu (jeśli nie przebywa on na stałe w lokalu np. wynajmuje lokal),

    - udział w nieruchomości wspólnej przypadający na właściciela danego lokalu liczbę osób przebywających na stałe w lokalu (liczbę członków gospodarstwa domowego) na podstawie oświadczeń właściciela lokalu;

  3. Zapewnienie obsługi eksploatacyjnej nieruchomości:
    • zapewnienie bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości wspólnej oraz stały nadzór i  kontrola ich wykonania,
    • zapewnienie utrzymania czystości nieruchomości wspólnej, w tym ciągów komunikacyjnych i innych terenów, do których Wspólnota posiada tytuł prawny,
    • zapewnienie dokonywania bieżącej konserwacji nieruchomości wspólnej, poprzez nadzór nad podmiotami, którym zlecono naprawy budynku, jego pomieszczeń, instalacji i urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzewania, bieżącej ciepłej i zimnej wody oraz z innych urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej (np. domofony, dźwigi, antena zbiorcza) – zgodnie z planem przyjętym uchwałą właścicieli lokali na dany rok kalendarzowy,
    • ubezpieczenia nieruchomości wspólnej od ognia i innych zdarzeń losowych oraz od odpowiedzialności cywilnej;
    • zapewnienie terminowego przeprowadzania przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie, w tym oceny stanu technicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego,
    • zapewnienie warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z wymogami ustawy z 24 sierpnia 1991 r. o ochronie
    • przeciwpożarowej (Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1229 ze zm.),
    • zapewnienie niezwłocznej realizacji zaleceń wskazanych w protokołach z przeglądów, których przeprowadzenie wynika z obowiązujących przepisów, w szczególności ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.),
    • zorganizowanie sprawnego usuwania awarii na nieruchomości wspólnej, a także ich skutków. W razie konieczności przeznaczenia na te prace kwot większych niż 1 000,00 zł wymaga zgody Zarządu.
    • w przypadku stanu wyższej konieczności i niemożności skontaktowania się z Zarządem (np. z powodu awarii czy w sytuacji zagrażającej życiu i zdrowiu), Zarządca samodzielnie usuwa awarię i jej skutki lub podejmuje inne działania usuwające stan zagrożenia pokrywając koszt usunięcia ze środków Wspólnoty, o czym niezwłocznie informuje Zarząd Wspólnoty,
    • prowadzenie ewidencji awarii zgłoszonych przez właścicieli Wspólnoty Mieszkaniowej i najemców oraz zleconych napraw (w ewidencji powinny być odnotowane wszystkie zgłoszenia przekazywane do Zarządcy oraz sposób ich realizacji).
  4. Organizacja remontów i modernizacji budynku:
  5. Zapewnienie obsługi mieszkańców budynku poprzez:
    • udzielanie każdemu z właścicieli lokali, na każde jego żądanie, wyczerpujących informacji dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną oraz rozliczeń finansowych dotyczących indywidualnych lokali,
    • wydawanie zaświadczeń na żądanie właścicieli związanych z zarządzaną nieruchomością w tym także poświadczanie wystąpień właścicieli lub najemców o przyznanie dodatku mieszkaniowego lub z pomocy społecznej,
    • występowanie do właścicieli lokali i najemców z wnioskiem o zezwolenie na wstęp do lokalu, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu albo usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej, a także w celu doposażenia budynku, jego części lub innych lokali w dodatkowe instalacje.
    • przygotowanie i dostarczanie książeczek opłat dla członków Wspólnoty Mieszkaniowej oraz podanie tel. kontaktowych do Zarządcy poprzez wywieszenie na tablicach informacyjnych w nieruchomości
    • obsługa i prowadzenie spraw związanych z wynajmem części nieruchomości wspólnej oraz pobieraniem pożytków z tej nieruchomości także z innych tytułów,
    • wskazywanie Zarządowi innych możliwości wykorzystania nieruchomości wspólnej;
    • pomoc Zarządowi w przygotowywaniu projektów uchwał,
    • podejmowanie działań windykacyjnych wszystkich należności przysługujących Wspólnocie, w tym:
    • dostęp do indywidualnego konta lokalu za pośrednictwem portalu internetowego z możliwością wglądu w dane wspólnoty — dla Zarządu, oraz poszczególnych lokali— dla Właścicieli.
    • realizacja obowiązków finansowo-skarbowych Wspólnoty Mieszkaniowej:
    • zapewnienie obsługi konta bankowego:
    • planowanie i prowadzenie sprawozdawczości:
    • prowadzenie księgowości Wspólnoty Mieszkaniowej, w tym m.in.: wykonywanie pozasądowych czynności windykacyjnych

    6.  

  6. Obsługa Wspólnoty Mieszkaniowej od strony formalnej:
    • należnych od właścicieli lokali zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną i fundusz remontowy,
    • opłat związanych z utrzymaniem lokalu tj. opłat niezależnych od właściciela lokalu (jeśli właściciel nie ma podpisanej umowy bezpośrednio z dostawcą tych usług),
    • z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości wspólnej oraz odszkodowań za bezumowne korzystanie z części nieruchomości wspólnej;
    • przygotowywanie projektów pism procesowych stosowanych w przypadku sądowego dochodzenia należności,
    • przedkładanie pism procesowych i informacji o podejmowanych działaniach windykacyjnych Zarządowi w terminach pozwalających na zabezpieczenie wszystkich wymagalnych należności.

    7.  

  7. Obsługa finansowa Wspólnoty Mieszkaniowej
    • dokonanie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, zgłoszenia identyfikacyjnego VAT-R oraz złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym druku VAT-6 w celu uzyskania zwolnienia podmiotowego VAT (w sytuacji, gdy Wspólnota podejmie taką decyzję),
    • składanie co miesiąc, w imieniu i na rzecz Wspólnota Mieszkaniowa deklaracji VAT-7 od momentu utraty bądź rezygnacji z zwolnienia podmiotowego VAT przez Wspólnotę,
    • uzyskiwanie, corocznie z właściwego Urzędu Skarbowego zwolnienia Wspólnoty Mieszkaniowej z comiesięcznego składania CIT (jeśli Wspólnota Mieszkaniowa nie prowadzi działalności gospodarczej),
    • składanie do właściwego Urzędu Skarbowego, w imieniu i na rzecz Wspólnoty, deklaracji CIT-2,
    • coroczne składanie do właściwego Urzędu Skarbowego, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, deklaracji CIT-8,
    • zapewnienie, w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, terminowego opłacania podatków, ubezpieczeń i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na nieruchomość wspólną ubezpieczenia budynku od ognia i innych zdarzeń losowych oraz ubezpieczenia Wspólnoty Mieszkaniowa od odpowiedzialności cywilnej, chyba że są one pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali;
    • pomoc Zarządowi w podejmowaniu czynności mających na celu otwarcie lub zmianę rachunku bankowego Wspólnoty Mieszkaniowej, dokonywanie we wskazanym przez nią banku rozliczeń poprzez ten rachunek na podstawie dokumentów zatwierdzonych przez Zarząd i udzielonego pełnomocnictwa,
    • lokowanie wolnych środków finansowych znajdujących się na rachunku bankowym Wspólnoty Mieszkaniowej na lokatach bankowych o korzystnym oprocentowaniu (pozwalającym na ochronę finansów Wspólnoty przed inflacją oraz – w miarę możliwości – pozyskanie pożytków w formie odsetek narosłych od ww. lokat) jeśli Zarząd udzieli Zarządcy pełnomocnictwa;
    • przygotowanie dla Zarządu – na zebranie roczne - projektu planu gospodarczego w formie planu rzeczowo-finansowego, w tym projektu planu funduszu remontowego,
    • sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty Mieszkaniowej dla Zarządu najpóźniej na 15 dni przed terminem zebrania rocznego i dostarczenie ich, po zaakceptowaniu przez Zarząd właścicielom lokali łącznie z zawiadomieniem o terminie zebrania na co najmniej tydzień przed planowanym terminem zebrania rocznego,
    • okresowe przygotowywanie dla Zarządu informacji o poniesionych kosztach zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek przeznaczonych na ich pokrycie oraz pożytkach Wspólnoty Mieszkaniowej z nieruchomości wspólnej
    • prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek wnoszonych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej w sposób określony w uchwale Wspólnoty,
    • pobieranie poniższych płatności wnoszonych przez właścicieli lokali z góry do 10-go dnia każdego miesiąca a najemców (dzierżawców) w terminach określonych w umowach i rozliczanie ich w terminach i w sposób wskazany przez Wspólnotę:

        należnych od właścicieli lokali zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną i fundusz remontowy,

      • opłat związanych z utrzymaniem lokalu tj. opłat niezależnych od właściciela lokalu (jeśli właściciel nie ma podpisanej umowy bezpośrednio z dostawcą tych usług),

      • z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości wspólnej, a także odszkodowań za bezumowne korzystanie z części nieruchomości wspólnej, wystawianie rachunków z tego tytułu i ich skuteczne dostarczanie;

Wróć